Portfolio

Digitalizacja procesów wewnętrznych

Branża

Automotive

Cele projektu

Objęcie dedykowanymi narzędziami IT wszystkich procesów prowadzenia jednostki partnerskiej oraz zarządzania siecią franczyzową

Zasięg

Międzynarodowy

Stan zastany

Amerykańska firma usługowa Ziebart (www.ziebartworld.com) działa na globalnym rynku motoryzacyjnym od ponad 50 lat, dysponując siecią salonów franczyzowych w kilkudziesięciu państwach.

Strategia rozwoju w każdym kraju zakłada uruchomienie placówki głównej (masterfranczyzy) oraz szeregu (od kilku do kilkudziesięciu, w zależności od wielkości rynku) placówek mniejszych działających na zasadach sublicencji.

Firma wchodzi na rynek w Polsce i Europie.

Potrzeby

Pomimo dojrzałości organizacji, firma nie posiada zintegrowanego systemu informatycznego. W każdym kraju (a jest ich ok. 30), franczyzobiorcy używają innych narzędzi - często tylko aplikacji do wystawiania faktur. Większość lokalizacji nadal używa papierowych formularzy w całym ciągu procesów biznesowych.

Dla nowo-powstałej jednostki w Polsce nie ma więc żadnego wzorca, który można zaimplementować i pierwsza placówka organizuje swoje działania przy wykorzystaniu prymitywnych narzędzi.

Należy zaplanować i wykonać system IT, który obejmie wszystkie procesy wewnętrzne. Jednocześnie polska placówka dysponuje tylko minimalnym budżetem.

Rezultaty

Przeanalizowano procesy wewnętrzne w zakresie sprzedaży i wykonywania usług, zarządzania czasem pracy i metodami współpracy z siecią partnerską.

Zaplanowano i wykreowano dedykowany system IT, który pomaga kierować każdą placówką z osobna, a centrali pozwala zarządzać całą siecią franczyzową w Polsce.

Dzięki platformie FileMaker, cały projekt został zamknięty w czasie trzech miesięcy.

Ekran aplikacji CRM FileMaker

Wytworzone oprogramowanie

Wszystkie procesy biznesowe zostały zamknięte w jednym systemie. Obejmuje on zarządzanie franczyzobiorcami, centralną bazę klientów i operacje marketingowe integrując zainteresowanie klientów w różnych kanałach komunikacji. Ponadto, system kontroluje zamówienia i realizację zleceń, dbając o normatywy czasowe wykonania każdej usługi. Kontroluje czasy pracy i kalendarze pracowników technicznych. Wspiera sprzedaż, prowadzi fakturowanie i złożone rozliczenia prowizyjne ze współpracującymi dealerami samochodowymi. Zapewnia kontrolę nad obrotem gotówki w każdym salonie. Generuje również wielowymiarowe raporty. System udostępniany jest z chmury dla każdej jednostki w sieci franczyzowej. Centrala widzi wszystkie operacje.