Portfolio banner

Portfolio

Jak zwiększyć efektywność operacyjną biura rachunkowego

Branża

Finanse

Cele projektu

Optymalizacja procesów
Zwiększenie przychodów

Zasięg

Lokalny

Stan zastany

inLAND Audit Sp. z o.o. (www.inland.pl) dysponuje dużym portfolio klientów o zróżnicowanej charakterystyce. Około 70% klientów to firmy średnie i duże, prowadzące ewidencję księgową w postaci ksiąg rachunkowych, często równolegle w polskich i międzynarodowych standardach rachunkowości. Część klientów to polskie placówki międzynarodowych korporacji. Firma obsługuje również spółki giełdowe i grupy kapitałowe.

W celu zapewnienia sprawnej realizacji wszystkich procesów, właściciele są zaangażowani operacyjnie we wszystkie aspekty działania spółki. Brak czasu poświęcanego na optymalizacje organizacyjne powoduje, że firma nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału. Ponad 30% czasu pracy pracowników poświęcane jest na zadania, które nie były uzgadniane z klientami na etapie podpisywania umów i w związku z tym nie podlegają one fakturowaniu.

Działania

Repozycjonowanie strategiczne spółki i korekta cen usług. Renegocjacje aktywnych umów. Wprowadzenie rejestracji prac wykonywanych przez pracowników, które nie są elementem standardowym umowy o współpracy.

Zapewnienie sprawnego systemu komunikacji wykonanych prac i automatycznego procesu fakturowania, który weźmie pod uwagę całe spektrum wykonanych zadań oraz indywidualne warunki współpracy z każdym klientem. Digitalizacja i optymalizacja procesów wykonywania usług.

Rezultaty

Dzięki transformacji, spółka istotnie zwiększyła przychody. Dzięki optymalizacjom w obszarze IT (integracje systemów, automatyka rozpoznawania treści na skanowanych dokumentach), koszty bezpośrednie wykonywanych usług spadły o 19%. Właściciele uzyskali większe możliwości kontroli bieżących działań i zapewnienia jakości. Wzrosło zadowolenie klientów, dla których pracownicy mają więcej czasu. Czasochłonny proces fakturowania skrócił się o 95% (proces fakturowania jest automatyczny i wymaga jedynie minialnego nadzoru.

Ekran aplikacji CRM FileMaker

Wytworzone oprogramowanie

W ramach współpracy powstał system CRM zintegrowany z oprogramowaniem księgowym. Zapewnia on automatykę tworzenia nowych umów i kalkulacji wysokości oferty. Rejestruje zadania wykonywane przez pracowników i kwalifikuje je do fakturowania oraz automatycznie wystawia faktury. Raportuje stan wykonanych prac oraz zapewnia bieżącą informację o tym jak rosną klienci, co pozwala na odpowiednio wczesne renegocjacje umów. Oprogramowanie powstało przy użyciu FileMaker Workplace Innovation Platform.