Portfolio
Automatyzacja procesów wewnętrznych biura rachunkowego
Branża
Finanse
Cele projektu
Optymalizacja procesów
Zwiększenie przychodów
Zasięg
Lokalny
Stan zastany
inLAND Audit Sp. z o.o. (www.inland.pl) dysponuje dużym portfolio klientów o zróżnicowanej charakterystyce. Około 70% klientów to firmy średnie i duże, prowadzące ewidencję księgową w postaci ksiąg rachunkowych, często równolegle w polskich i międzynarodowych standardach rachunkowości. Część klientów to polskie placówki międzynarodowych korporacji. Firma obsługuje również spółki giełdowe i grupy kapitałowe.
W celu zapewnienia sprawnej realizacji wszystkich procesów, właściciele są zaangażowani operacyjnie we wszystkie aspekty działania spółki. Brak czasu poświęcanego na optymalizacje organizacyjne powoduje, że firma nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału. Ponad 30% czasu pracy pracowników poświęcane jest na zadania, które nie były uzgadniane z klientami na etapie podpisywania umów i w związku z tym nie podlegają one fakturowaniu.
Działania
Wytworzenie systemu obejmującego bazę klientów z możliwością elastycznego definiowania warunków świadczenia usług. Wprowadzenie rejestracji prac wykonywanych przez pracowników, które nie są elementem standardowym umowy o współpracy.
Zapewnienie sprawnego systemu komunikacji wykonanych prac i automatycznego procesu generowania umów oraz fakturowania, który weźmie pod uwagę całe spektrum wykonanych zadań oraz indywidualne warunki współpracy z każdym klientem. Digitalizacja i optymalizacja procesów wykonywania usług i integracja z systemem finsnsowo-księgowym.
Rezultaty
Dzięki transformacji, spółka istotnie zwiększyła przychody. Dzięki optymalizacjom w obszarze IT (integracje systemów, automatyka rozpoznawania treści na skanowanych dokumentach), koszty bezpośrednie wykonywanych usług spadły o 19%. Właściciele uzyskali większe możliwości kontroli bieżących działań i zapewnienia jakości. Wzrosło zadowolenie klientów, dla których pracownicy mają więcej czasu. Czasochłonny proces fakturowania skrócił się o 95% (proces fakturowania jest automatyczny i wymaga jedynie minialnego nadzoru.
Wytworzone oprogramowanie
W ramach współpracy powstał system CRM zintegrowany z oprogramowaniem księgowym. Zapewnia on automatykę tworzenia nowych umów i kalkulacji wysokości oferty. Rejestruje zadania wykonywane przez pracowników i kwalifikuje je do fakturowania oraz automatycznie wystawia faktury. Raportuje stan wykonanych prac oraz zapewnia bieżącą informację o tym jak rosną klienci, co pozwala na odpowiednio wczesne renegocjacje umów. Oprogramowanie powstało przy użyciu platformy FileMaker.